Instrução Normativa do DREI regulamenta voto a distância em reuniões e assembleias de S.A. fechadas, limitadas e cooperativas
Foi publicada, em 15.04.2020, a Instrução Normativa (“IN”) DREI nº 79/2020, referente à participação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, sobre a qual destacamos as seguintes disposições:
Reuniões e Assembleias semipresenciais ou digitais
Semipresenciais: acionistas, sócios ou associados podem participar e votar presencialmente (no local físico) ou a distância.
Digitais: acionistas, sócios ou associados só podem participar e votar a distância.
Como pode ocorrer a participação e a votação?
Mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Há regras específicas sobre o boletim de voto a distância.
Considera-se presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital o acionista, sócio ou associado: (i) que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente; (ii) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou (iii) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
Documentos
Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente devem observar as normas previstas em lei para cada tipo societário e deverão ser disponibilizados por meio digital seguro.
A sociedade deverá manter arquivados todos os documentos, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.
Convocação, instalação e deliberação
Devem obedecer às normas dos respectivos tipos societários, bem como do contrato ou estatuto social.
A convocação deve informar se a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, detalhando aos acionistas, sócios ou associados como estes poderão participar e votar a distância.
A participação é admitida desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente.
Livros e Ata
Os livros societários aplicáveis e ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão nesses documentos os acionistas, sócios ou associados presentes.
Na ata deverá constar a informação de que foi realizada de forma semipresencial ou digital, bem como a forma pela qual foram permitidos a participação e votação a distância.
Caso a ata não seja elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificação digital, sendo assegurados meios para sua impressão em papel por quaisquer acionistas, sócios ou associados e o presidente ou secretário deve declarar expressamente o atendimento de todos os requisitos para sua realização.
Sistema eletrônico
O sistema eletrônico adotado, tanto da forma semipresencial como digital, deve garantir: segurança, confiabilidade e transparência do conclave; registro de presença; preservação do direito de participação e exercício do direito de voto a distância; possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave; possibilidade de a mesa receber manifestações escritas; gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e participação de administradores, pessoas autorizadas e de participação obrigatória.
Registro
Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher todos os requisitos já exigidos anteriormente, conforme manuais aprovados pela IN DREI nº 38/2017, naquilo que não haja divergência com a IN DREI nº 79/2020.
COVID-19
As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, conforme acima mencionado, ou declarem expressamente sua concordância.